Protocolo Familiar: en qué consiste

Muchas empresas se originan en un núcleo familiar. Durante las diferentes etapas del negocio se pueden desarrollar cambios en la sucesión familiar. En los procesos sucesorios solo culminan con éxito entre el 10 y 15% de las empresas. Por este motivo, este tipo de compañías diseñan un protocolo familiar. 

El protocolo familiar surge para incrementar la esperanza de vida de las empresas familiares (ya sean grandes, pymes o microempresas). Además, ayudan a concluir con éxito la sucesión y la gestión del patrimonio familiar como haría Aspain 11, el mejor family office de Madrid. 

Principios básicos

El protocolo familiar todavía no cuenta con una definición exacta. Realmente, se trata de una materia desconocida para gran parte de los juristas y asesores. El Real Decreto 171/2007, de 9 de febrero, el cual regula la publicidad de los protocolos familiares, define este concepto de la siguiente forma: 

Conjunto de pactos suscritos por los socios entre sí o con terceros con los que guardan vínculos familiares que afectan una sociedad no cotizada, en la que tengan un interés común en orden a lograr un modelo de comunicación y consenso en la toma de decisiones para regular las relaciones entre familia, propiedad y empresa que afectan a la entidad. (art. 2.1 RD 171/2007).

No obstante, esta definición no abarca toda la tipología al completo de los protocolos familiares que se pueden observar durante la práctica. En cualquier caso, para poder formular una definición completa de los protocolos familiares, se debe partir de la premisa de que el nombre nace buscando una seguridad. 

En este sentido, teniendo en cuenta que el Derecho es un instrumento fundamental para dotar de seguridad a las relaciones humanas y sociales, se puede definir el protocolo familiar como: una herramienta que otorga seguridad a las relaciones entre las familias y las empresas. 

Por tanto, el protocolo familiar es un documento que plasma una serie de pactos de una familia propietaria de un grupo empresarial, marcando una misión, estrategia de empresa, sistema de gestión y gobierno, una cultura empresarial y la forma en la que la familia tiene que relacionarse con el negocio. Además, el protocolo familiar define la administración del patrimonio familiar invertido en la empresa, con el fin de garantizar la continuidad de la misma y su permanencia bajo el núcleo familiar. 

En el protocolo familiar, los socios determinan y regulan las relaciones profesionales, económicas e incluso personales entre los miembros de una familia y la empresa en propiedad. En este sentido, para configurarse como contrato, hay que establecer una serie de requisitos: 

• El consentimiento de los contratantes: todos los contratos legales se fundamentan en el consentimiento. Por ello, para prestar consentimiento válido y eficaz se debe aportar la capacidad de obra por parte de los contratantes. De este modo, los miembros de la familia menores de edad que quieran formar parte del protocolo necesitan el auxilio de las personas encargadas de su patria potestad. Del mismo modo ocurre con los menores emancipados, no pueden gestionar bienes inmuebles y establecimientos mercantiles o industriales o objetos extraordinarios sin el consentimiento de sus padres o tutores legales. 

• Un objeto en materia de contratación: el objeto del protocolo familiar se compone de las acciones o participaciones de las sociedades del grupo empresarial familiar. 

• Una causa de la obligación que se establezca: la causa principal no es otra que la regulación entre familia y empresa. 

El protocolo familiar cuenta con unas características singulares: 

• Es un contrato atípico o innominado, a pesar de estar definido por el artículo 2.1 del RD 171/2007, no determina un tipo particular de contrato, en consecuencia, carece de regulación legal, de ahí su extrema complejidad. Este RD manifiesta que los protocolos familiares no pueden seguir un estándar normalizado, sino un diseño a medida conforme a las características de la empresa y la familia. 

• Es un contrato plurilateral, ya que intervienen muchos miembros de la familia empresarial. Los acuerdos recogidos en el protocolo familiar suelen comprometer a los fundadores de la empresa o grupo empresarial, a sus descendientes, incluso familiares políticos, así como posibles herederos.
• Se caracteriza por su heterogeneidad, porque trata asuntos de naturaleza jurídica de carácter ético o moral. Por ejemplo: la filosofía de la familia o la cultura familiar, que posteriormente se transmite a la empresa. 
• El protocolo familiar puede combinar cláusulas contractuales estrictamente para miembros de la familia, con otros pactos formalizados que implican a terceros. Por esta razón, el protocolo familiar puede afectar a otros documentos societarios, como pueden ser, los estatutos sociales.
• La principal finalidad de un protocolo familiar es formalizar un proyecto familia-empresa que motive a la familia a crear un espíritu de unidad y compromiso. Para consolidar el protocolo familiar es necesario un diálogo profundo, además se tiene que lograr un consenso conjunto de los asuntos esenciales que afecta a la familia como empresa. 

El protocolo familiar debe quedar estructurado basándose en un esquema de cuatro áreas: 

• Políticas de gobierno: incluye aspectos relacionados con el gobierno familiar, el consejo de administración o estatutos sociales. 
• Políticas de rentabilidad: se tratan cuestiones sobre los dividendos mínimos o las acciones.
• Políticas de empresa: se regulan las jubilaciones o el empleo de familiares. 
• Políticas sociales y familiares: se determinan las reglas a seguir, por ejemplo, formaciones a jóvenes, solidaridad entre la familia o tradiciones familiares. 

Importancia del protocolo familiar

Para muchos el protocolo familiar es un gran desconocido, pero su popularidad está creciendo considerablemente, ya que aporta diferentes claves y ventajas a las empresas familiares. El protocolo familiar dota a las familias de los mecanismos, estructuras y herramientas esenciales para facilitar el cumplimiento de los objetivos estratégicos, además se consigue una continuidad generacional. 

Por otro lado, el protocolo familiar es un espacio otorgado a las familias para la reflexión y reorientación de los valores como empresa. Con la coordinación adecuada, se solucionan las dudas o temores de la familia, para conseguir fundar un compromiso a largo plazo como empresa. Además, junto a expertos asesores se pueden tratar temas sensibles, conseguir una conciliación y ayuda a tomar una solución constructiva y neutral.  

Con un protocolo familiar la empresa consolida su funcionamiento, a través de una estrategia clara y fluida, los accionistas se forman e informan bajo una gestión profesional. Este contrato es una herramienta que permite prevenir conflictos y proveer soluciones, además logra que la familia empresarial se anticipe a los escenarios más problemáticos. Fundamentalmente, destaca por su capacidad de planificación ante relevos generacionales. 

No obstante, puede ser un problema si el protocolo familiar se redacta sin efectuar primero un debate o reflexión por parte de la familia. Aunque lleve el nombre de protocolo familiar, no será efectivo para el grupo empresarial y no tendrá utilidad. Del mismo modo, el protocolo familiar no se puede considerar algo estático, debe tener la posibilidad de evolucionar con las realidades de la familia y las empresas. El protocolo familiar da respuesta a las diferentes necesidades cambiantes de un grupo empresarial familiar. 

Incidencias Y conflictos en el Protocolo Familiar

Incidencia en las relaciones familiares

Tal y como se ha ido repitiendo a lo largo del artículo, el protocolo familiar produce eficacia sobre las relaciones entre los miembros de la familia empresarial.  De esta forma, a la hora de llevar a cabo un protocolo familiar es conveniente tener en cuenta los estados civiles de los miembros de la familia, así como cualquier otra cuestión concreta que puede influir en el contenido del protocolo. 

Los miembros de la familia casados deben tener en cuenta que sus ejercicios comerciales quedan obligados a dar respuesta a sus cónyuges. No obstante, los cónyuges pueden pactar regulaciones, a través de las capitulaciones matrimoniales, siendo discutibles frente a terceros si se inscriben en el Registro Mercantil. Además, el consentimiento de uno de los cónyuges tiene efectos y trascendencia en la responsabilidad.

El consentimiento se otorga bajo dos premisas: 

• Con conocimiento y sin oposición expresa. 
• Al contraer matrimonio, uno de los cónyuges puede continuar ejerciendo el comercio sin oposición del otro.

Del mismo modo, en el protocolo es importante ser previsor sobre la sucesión de la empresa familiar.  En la práctica se encuentran dos instrumentos jurídicos principales que permiten a la familia empresarial organizar y planificar la continuidad de la misma. Por un lado, se encuentran los pactos o negocios jurídicos (capitulaciones matrimoniales) y por otro, el testamento, con resolución mortis causa. 

Incidencia en el régimen económico matrimonial

Uno de los principales objetivos del protocolo familiar es mantener el capital social de la empresa familiar. Comúnmente, para evitar que el capital social de la empresa vaya a parar a manos de personas externas a la consanguinidad, se suelen definir las capitulaciones matrimoniales. Las capitulaciones matrimoniales se regulan en los artículos 1315 y 1325-1335 del CC, definen el negocio jurídico de familia, de naturaleza contractual y conforme a los intereses concretos. 

La elección del régimen económico matrimonial debe realizarse entre los siguientes regímenes: 

• Sociedad de gananciales. 
• Separación de bienes. 
• Régimen de participación de ganancias. 

El régimen económico matrimonial es esencial para determinar la participación de los cónyuges en la empresa familiar. Asimismo, es esencial que los socios de las empresas familiares otorguen capitulaciones matrimoniales, que pueden ser utilizadas como herramienta preventiva en caso de conflicto matrimonial.

En estos casos, lo más recomendable es optar por la separación de bienes, tal y como indica el artículo 1437 del CC, la titularidad de las acciones o participaciones corresponderá a cargo del cónyuge adquirido. Con la separación de bienes se consigue que las acciones o participaciones en la empresa familiar se mantengan a título privado. 

Incidencia en la herencia

Cuando un socio fallece, las acciones o participaciones sociales que ostentaba pasan a sus herederos. Consecuentemente, las disposiciones sucesorias adoptadas en el seno de la familia, pasan a regular la transmisión de la propiedad social.

Las disposiciones sucesorias son elementos muy recomendables para evitar fragmentaciones en la empresa y favorecer la continuidad de la empresa. En este sentido, el protocolo puede limitar el modo en que los miembros de la familia disponen de sus derechos ligados a la empresa familiar. No obstante, aunque el protocolo determine las directrices a seguir por los familiares que lo suscriben, es necesario trasladar las normas de este escrito a un testamento.

En el testamento se define el negocio jurídico que tiene como elemento fundamental la declaración de voluntad, con efectos jurídicos, además regula el destino de los bienes tras el fallecimiento o por otra finalidad. Sin embargo, se tiene que tener en cuenta que no hay una libertad absoluta a la hora de testar, ya que los testadores deben respetar la legítima. 

Por otro lado, existen diversos mecanismos testamentarios para garantizar la continuidad efectiva y el control de la empresa familiar, así como para evitar conflictos entre las partes implicadas: la participación de la herencia adjudicando los herederos más adecuados para participar en la empresa; la sustitución fideicomisaria en la que se encarga al heredero de conservar y transmitir todas las acciones o participaciones heredadas de la herencia; usufructo universal a favor del cónyuge; nombrar testamentariamente a un gerente; prohibición testamentaria de pedir la participación del capital de la empresa familiar y legar acciones o participaciones a miembros de la familia que considere más competentes. 

Gobierno Familiar

El gobierno familiar se puede definir como un sistema conformado por las relaciones familiares que tiene el control político, mayoritariamente, de la gestión de una empresa y crea diferentes mecanismos para la consecución de diferentes metas:

• Definir y materializar la misión.
• Diseñar una planificación patrimonial. 
• Preservar los valores y la cultura de la empresa. 
• Evitar conflictos familiares o en caso de no lograrse este fin, ayudar a solucionarlos. 

El gobierno familiar se puede ejecutar a través de mecanismos más o menos formales. Por lo general, cuanto más joven es la empresa familiar, más informal será el método de gobierno de la misma. Por ejemplo, una reunión familiar, es el modelo más simple de organización familiar. Sin embargo, las reuniones no pueden considerarse un órgano de gobierno de la empresa, al no estar contempladas en el protocolo familiar, pueden ser el inicio de los órganos de gobierno familiar para constituir fases futuras. 

Por este motivo, a medida que las empresas crecen o se van sucediendo nuevas generaciones, es importante formalizar los encuentros, fijar fechas para su celebración y elaborar documentos extensos para recoger los objetivos, temas tratados y acuerdos logrados.

De este modo, se construyen los principales pilares de un gobierno familiar eficaz y transparente, que con el paso del tiempo se debe transformar en un Consejo Familiar. Se trata de una evolución al mismo ritmo que lo hace la familia, la empresa y el entorno, lo que no se puede confundir con una revisión de la empresa. 

Los protocolos familiares recogen las bases para la creación y funcionamiento de los órganos de gobierno propios de la empresa familiar. En este sentido, conviven órganos societarios (Junta de Socios o Accionistas, el órgano de administración) y los órganos ad hoc. Estos son órganos extrasocietarios, atípicos y de instauración puramente voluntaria. 

Los protocolos familiares suelen establecer dos tipos de órganos de gobierno: Asamblea Familiar y Consejo de familia. Estos órganos sirven como foros de comunicación entre los socios o potenciales socios familiares, tanto los que trabajan en la organización, como los miembros del Consejo de Administración.

Asamblea o Junta de Familia

La Asamblea o Junta de Familia es el órgano básico para alcanzar la madurez de la empresa, y tiene como objetivo fomentar la unión y el compromiso entre todos los miembros. Este encuentro formal debería realizarse anualmente, y servir como foro de encuentro comunicativo entre la familia y la empresa. Es un órgano con mucho peso en la organización familiar corporativa además pueden unirse familiares que no sean socios, en cambio, no pueden integrarse socios que no sean familiares. 

Entre las principales funcionalidad de este órgano destacan: 

• Transmitir la visión del proyecto. 
• Informar a los familiares externos a la empresa sobre la evolución de los resultados. 
• Informar sobre criterios y contenidos.
• Expresar ideas y puntos de vista. 
• Proponer temas de debate y proyectos. 
• Ratificar propuestas.  

Consejo de Familia

El Consejo de Familia es la unión entre la familia y la empresa. Fundamentalmente, se tratan cuestiones delicadas sobre la familia y el negocio. Entre las principales funciones de este órgano destacan las siguientes: 

• Establecer, preservar y actualizar valores y la visión familiar sobre el futuro de la empresa. 
• Mantener la disciplina familiar. 
• Preparar las sucesiones con un plan exhaustivo. 
• Trasladar la opinión de la familia al Consejo de Administración. 
• Evaluar las políticas.
• Servir como foro de opinión para el posterior desarrollo de normas y acuerdos comerciales o acciones, dentro y fuera de la familia. 
• Servir como foro para el reparto de las acciones entre las siguientes generaciones, respetando la política testamentaria y las donaciones. 
• Servir como foro para firmar acuerdos. 
• Custodiar  el cumplimiento de acuerdos. 
• Gestión de los problemas y conflictos familiares. 

El número de miembros del Consejo de Familia depende del tamaño de la familia y la etapa de vida de la empresa. No obstante, no se pueden superar los 10 miembros. Además, los miembros deben ser elegidos por la Asamblea Familia, de este modo, se representarán al máximo consenso.

Publicidad de los Protocolos Familiares

Tal y como refleja el RD 171/2007 la publicidad del protocolo familiar siempre es voluntaria y puede ser un anuncio o publicidad online. En el registro mercantil solo se puede depositar un único protocolo familiar y anualmente los testimonios totales o parciales de los documentos públicos que confirman el protocolo familiar. En caso de protocolos familiares de sociedades cotizadas, los mismos quedan patentes en el régimen de publicidad especial recogido desde el artículo 530 hasta el 535 del TR de la LSC.

Consejos para hacer un protocolo Familiar

El protocolo familiar puede ser documento muy amplio, por ello, es importante no olvidar los siguientes pactos o normas:

Relevo generacional: normas o pactos para programar el relevo generacional. Para garantizar la continuidad de la empresa es fundamental contar la participación de los sucesores y fomentar sus habilidades y capacidades. 

Sucesión de la gestión y el liderazgo: es crucial dar respuesta a las preguntas sobre el próximo modelo de gestión: cómo se va a dirigir próximamente la empresa; en qué momento se puede producir el relevo en la dirección general; definir criterios que debe cumplir el candidato sucesor; qué miembros de la familia pueden ser candidatos; y el órgano encargado de tomar la decisión. 

Acceso al trabajo en la empresa familiar:  el trabajo de los diferentes miembros de la familia es una cuestión que más conflictos plantea a las empresas familiares. Por este motivo, el protocolo familiar debe recoger las cuestiones que pueden surgir en el futuro. 

Órganos de Gobierno: es un aspecto esencial para la regulación de la empresa familiar, el protocolo familiar tiene que incluir cláusulas sobre el comportamiento de los diferentes órganos. 

Retribución y liquidez: es recomendable incluir un base política sobre las atribuciones y liquidez para evitar futuros conflictos. También una política de dividendos adecuada y correctamente definida, para evitar posibles conflictos en relación con los familiares propietarios y trabajadores de la empresa.

Transmisión de participaciones: con una cláusula de limitaciones de transmisión, se limita la entrada de terceros. 

Ejemplos de protocolos Familiares

En España existe una larga lista de empresas familiares con gran éxito y legado. Muchas de ellas tienen un denominador común, el protocolo familiar. Entre algunos de los ejemplos reales más claros, destaca el modelo de Mercadona o Codorniú. Esta última, es una compañía de origen catalán fundada en 1551, actualmente cuenta con una base sólida con más de 400 miembros de la familia en la empresa, 213 de los cuales también son accionistas. 

En el protocolo familiar de Codorniú se pueden encontrar recogidos todos los términos detallados, incluso regulan adecuadamente en caso de conflictos. Un ejemplo de ello, es la regulación del uso de los bienes de los que dispone la familia (vehículos, viviendas, terrenos y demás). Además, dotan de niveles muy satisfactorios de comunicación y gestión empresarial. También, realizan actividades grupales anuales para incentivar la pertenencia y motivación emprendedora. 

Conclusiones

A modo de conclusión, es fundamental que las empresas familiares presentan altas tasas de mortalidad en caso de conflicto en la sucesión del negocio familiar. Además, el éxito y la continuidad de la empresa van unidos a la felicidad y la unión de la familia. En este sentido, la ilusión y la ambición sana son cruciales para la elaboración de un protocolo familiar. Cada familia y cada compañía son distintas, por ello, los protocolos familiares no pueden seguir un formato estándar, son individuales y personalizados. 

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